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【明報專訊】清代學者龔自珍說，「欲亡其國，必先滅其史」，歷史對一個國家的重要，從這兩句話反映出來；對於一個政府而言，今日的政府文件，就是明日的歷史檔案。歷史對國家比照檔案對政府，檔案的重要性就折射出來。以此檢視特區政府對檔案的處理，問題一大堆，具體除了未妥為保存，最使人擔心的是一些珍貴決策紀錄，已經大量流失，政府若不盡快拿出辦法止血，則香港可能成為無根之城，對管治會帶來不利的深遠影響。
檔案管理落後
輕易銷毁並流失
歷來，香港政府賴以管治的中堅力量文官系統，官員們善於撰寫文件，把政策考慮寫得清清楚楚，供後來的官員參考。政府一切政策措施都其來有自，檔案完整，對其後（特別是後來者）掌握原有政策精神，幫助至大，可免走冤枉路，所以，檔案對於政府施政實際上是一個寶庫。所謂鐵打的衙門流水的官，檔案就是經驗傳承，不單對官員遇事應變作為重要參考，嚴格來說，更是良好管治的基礎。
當年，港英當局視一些檔案資料為英國的資產，下旗歸國前，已經大批運回英國，具體是些什麼檔案，英國從未公布和向港人交代；有理由相信，英國取走的檔案多涉及敏感、特別是披露出來會使英國尷尬的資料。在這種情况下，特區政府對留存下來的檔案，理應更加珍惜才對，但是根據政府向立法會財務委員會提交的文件，透露過去3年來，政府檔案處批准各部門銷毀檔案之多，是否包括消滅香港的歷史檔案，值得關注。
以警務處為例，過去3年銷毁檔案124.8萬個，居各部門之首，疊起來高10,553.91米，高度接近25幢國際金融中心二期，其中約有3.3萬個是機密文件，銷毁的檔案覆蓋年份，有遠至1953年。警方銷毁的機密文件，涉及什麼機密，未有披露，不過，能夠列為機密文件，理應屬重要事項，現在輕易地就銷毁了，難免使人有不妥當之感。
另外，誠如前任檔案處處長朱福強所說，上世紀50年代檔案已經不多，當時正值二次大戰之後，警方的檔案涉及當時的社會治安等狀况，他憂慮檔案處沒有足夠專業人員鑑別檔案的價值。朱福強透露任處長時，通常會要求下屬勿銷毁1950年代的檔案。警方有關50年代的檔案，扣除港英當局已經運走的部分，剩下來的誇張一點可以文物視之，特別是若屬機密文件，對了解當時警政、社會治安等情况，極具參考價值。若這類檔案文件銷毀了，肯定可惜。
政府事務龐雜，文件如山，不可能全都歸納為檔案保存，因為無必要，也不可能有無窮無盡空間擺放。例如，過去3年政府各部門獲批准銷毀的檔案，疊起來高達139,044米（警方銷毀的124.8萬個檔案，所佔高度不到十二分之一），折算接近334幢國金二期的高度，因此，檔案必須鑑別、篩選再保存，關鍵在相關程序是否恰當。
申訴專員公署主動調查檔案處理制度，不久前發表的報告，揭露7大問題，包括沒有法例支持、欠有效規管、規管機構有限、檔案處工作量多而人手不足、制度欠透明度、封存及披露機密檔案制度須檢討，還有是未能妥善管理電子檔案。其中檔案處人手不足的問題，該處在今年2月有主任級人手34人，本年度計劃增加至42人，也就是說，長期以來，檔案處主任級人手都少於34人，而過去3年銷毀的約1500萬個檔案（按警方銷毀檔案數目與高度比照計算），只是他們鑑別過的檔案的一部分，而非全部。
應立法並推動電子化
把檔案管理納入正軌
撇開今年2月積壓有待鑑別的檔案還有17萬多份，過去3年，檔案處以有限人手，作出銷毀約1500萬個檔案的決定，工作量之大，會否影響鑑別的嚴謹程度，值得關注。有意見擔心檔案處人員為了清理積壓檔案，會輕率地批准銷毀檔案，以紓解積壓和外界批評；期望這個擔心只是聯想力豐富，因為若屬實，對於檔案處理保存，已經上演了一場大災難。
政府的檔案管理現况，使人無法釋然，若不獲改善，檔案持續流失，最終對政府的管治會帶來負面影響。只是，從政府回應申訴專員報告，對完善檔案管理制度仍然採取拖字訣，檔案法推卸給法律改革委員會研究，推行檔案電子化則說「繼續尋求增撥資源」，云云。關於立法，朱福強認為政府內部已有檔案處理守則，將之演變成為法例，障礙不會太大，不明白為何要等待法改會的報告才考慮立法。至於檔案電子化，政府有龐大儲備，若認真對應，不可能沒有資源去推動。
政府檔案管理制度落後，處理紊亂和流失，已經是不爭事實，最終不利於管治，也是稍為了解政府決策、運作的認知，箇中反映的問題，歸根究柢只有一個：就是政府不重視檔案管理工作。目前的情况，是否與「無紀錄就無責任」心態有關，只有政府才知道。我們認為，檔案管理是良好管治的基礎之一，政府不應該再拖，要拿出決心，及早完成檔案處理的立法工作，與國際接軌，盡早告別檔案管理持續落後和淪為笑柄的日子。
歡迎回應 editorial@mingpao.com
檔案管理落後
輕易銷毁並流失
歷來，香港政府賴以管治的中堅力量文官系統，官員們善於撰寫文件，把政策考慮寫得清清楚楚，供後來的官員參考。政府一切政策措施都其來有自，檔案完整，對其後（特別是後來者）掌握原有政策精神，幫助至大，可免走冤枉路，所以，檔案對於政府施政實際上是一個寶庫。所謂鐵打的衙門流水的官，檔案就是經驗傳承，不單對官員遇事應變作為重要參考，嚴格來說，更是良好管治的基礎。
當年，港英當局視一些檔案資料為英國的資產，下旗歸國前，已經大批運回英國，具體是些什麼檔案，英國從未公布和向港人交代；有理由相信，英國取走的檔案多涉及敏感、特別是披露出來會使英國尷尬的資料。在這種情况下，特區政府對留存下來的檔案，理應更加珍惜才對，但是根據政府向立法會財務委員會提交的文件，透露過去3年來，政府檔案處批准各部門銷毀檔案之多，是否包括消滅香港的歷史檔案，值得關注。
以警務處為例，過去3年銷毁檔案124.8萬個，居各部門之首，疊起來高10,553.91米，高度接近25幢國際金融中心二期，其中約有3.3萬個是機密文件，銷毁的檔案覆蓋年份，有遠至1953年。警方銷毁的機密文件，涉及什麼機密，未有披露，不過，能夠列為機密文件，理應屬重要事項，現在輕易地就銷毁了，難免使人有不妥當之感。
另外，誠如前任檔案處處長朱福強所說，上世紀50年代檔案已經不多，當時正值二次大戰之後，警方的檔案涉及當時的社會治安等狀况，他憂慮檔案處沒有足夠專業人員鑑別檔案的價值。朱福強透露任處長時，通常會要求下屬勿銷毁1950年代的檔案。警方有關50年代的檔案，扣除港英當局已經運走的部分，剩下來的誇張一點可以文物視之，特別是若屬機密文件，對了解當時警政、社會治安等情况，極具參考價值。若這類檔案文件銷毀了，肯定可惜。
政府事務龐雜，文件如山，不可能全都歸納為檔案保存，因為無必要，也不可能有無窮無盡空間擺放。例如，過去3年政府各部門獲批准銷毀的檔案，疊起來高達139,044米（警方銷毀的124.8萬個檔案，所佔高度不到十二分之一），折算接近334幢國金二期的高度，因此，檔案必須鑑別、篩選再保存，關鍵在相關程序是否恰當。
申訴專員公署主動調查檔案處理制度，不久前發表的報告，揭露7大問題，包括沒有法例支持、欠有效規管、規管機構有限、檔案處工作量多而人手不足、制度欠透明度、封存及披露機密檔案制度須檢討，還有是未能妥善管理電子檔案。其中檔案處人手不足的問題，該處在今年2月有主任級人手34人，本年度計劃增加至42人，也就是說，長期以來，檔案處主任級人手都少於34人，而過去3年銷毀的約1500萬個檔案（按警方銷毀檔案數目與高度比照計算），只是他們鑑別過的檔案的一部分，而非全部。
應立法並推動電子化
把檔案管理納入正軌
撇開今年2月積壓有待鑑別的檔案還有17萬多份，過去3年，檔案處以有限人手，作出銷毀約1500萬個檔案的決定，工作量之大，會否影響鑑別的嚴謹程度，值得關注。有意見擔心檔案處人員為了清理積壓檔案，會輕率地批准銷毀檔案，以紓解積壓和外界批評；期望這個擔心只是聯想力豐富，因為若屬實，對於檔案處理保存，已經上演了一場大災難。
政府的檔案管理現况，使人無法釋然，若不獲改善，檔案持續流失，最終對政府的管治會帶來負面影響。只是，從政府回應申訴專員報告，對完善檔案管理制度仍然採取拖字訣，檔案法推卸給法律改革委員會研究，推行檔案電子化則說「繼續尋求增撥資源」，云云。關於立法，朱福強認為政府內部已有檔案處理守則，將之演變成為法例，障礙不會太大，不明白為何要等待法改會的報告才考慮立法。至於檔案電子化，政府有龐大儲備，若認真對應，不可能沒有資源去推動。
政府檔案管理制度落後，處理紊亂和流失，已經是不爭事實，最終不利於管治，也是稍為了解政府決策、運作的認知，箇中反映的問題，歸根究柢只有一個：就是政府不重視檔案管理工作。目前的情况，是否與「無紀錄就無責任」心態有關，只有政府才知道。我們認為，檔案管理是良好管治的基礎之一，政府不應該再拖，要拿出決心，及早完成檔案處理的立法工作，與國際接軌，盡早告別檔案管理持續落後和淪為笑柄的日子。
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